Incasseert u bij uw klanten? Dan is er werk aan de winkel !! Begin op tijd met de overgang naar SEPA

SEPA, het nieuwe Europese betalingsysteem
Wat betekent dit voor uw bedrijf?

Alle betaalproducten, zoals de overschrijving, acceptgiro en incasso worden de komende jaren vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA. Dat is nodig om over enkele jaren geen verschillen meer te hebben tussen binnenlandse en grensoverschrijdende eurobetalingen in Europa. Daarom moeten voor eurorekeningen in heel Europa internationale bankrekeningnummers (IBAN) worden gehanteerd.

IBAN
IBAN betekent International Bank Account Number. De gebruikelijke Nederlandse bankrekeningnummers worden aangevuld tot een IBAN die uit 18 cijfers en letters bestaat. Ook voor binnenlandse betalingen moet een IBAN worden gebruikt.

BIC
BIC staat voor Bank Identifier Code (BIC). De BIC is een internationale identificatiecode van een bank of bankkantoor. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens. De BIC is een code om bij de verwerking van een transactie de juiste bank of vestiging van een bank te bereiken.

IBAN-BIC Service
Er is een IBAN-BIC Service ingericht waarmee publiek en bedrijven het IBAN en de BIC van een willekeurige, geldige bankrekening in Nederland kunnen opzoeken. Voor meer informatie over de overgang van een Nederlands rekeningnummer naar een IBAN, klikt u HIER. De IBAN-BIC Service is beperkt tot Nederlandse rekeningnummers. Er bestaat geen algemene IBAN-BIC service voor alle rekeningnummers in Europa.

Zakelijke betalingen
Voor zakelijke gebruikers zal de aanlevering van bulkbetalingen wijzigen. Die zal worden gebaseerd op een Europese standaard, ISO 20022 XML. Voor veel bedrijven zal de overgang naar SEPA en IBAN tot gevolg hebben dat zij in hun administratieve processen wijzigingen moeten doorvoeren. Dit blijft niet beperkt tot het aanpassen van betalingen. Daarom vraagt de overgang naar SEPA om een planmatige aanpak, waarbij zo snel mogelijk een analyse van de impact gemaakt moet worden. Bedrijven wordt geadviseerd om ook bij hun eigen bank informatie op te vragen.

Acties die u als ondernemer moet doen: 

• Communicatiemiddelen aanpassen: Drukwerk als brieven en facturen, templates, website. 
• De bankrekeningnummers dienen vervangen te worden door IBAN nummers.
• De BIC code vermelden (op te vragen bij uw bank).
• De lesovereenkomsten die via de FNRS worden besteld zijn aangepast voor SEPA. (U kunt uw oude lesovereenkomsten blijven gebruiken tot u overstapt op SEPA maar tot uiterlijk op 1 februari 2014). 
• Prenotificatie van het te incasseren bedrag is verplicht.
• Informeer uw klanten over uw Incassant ID en het machtigingskenmerk (debiteurennummer).

Incasso:
A) Voor particulieren incasso machtigingen hoeft u geen nieuwe overeenkomst te laten ondertekenen. Als u de bestaande machtigingen (lesovereenkomsten) met automatische incasso wilt gebruiken dienen deze te worden aangevuld met onderstaande verplichte gegevens:
het Incassant ID (op te vragen bij uw bank indien u een incasso-overeenkomst hebt);
het IBAN nummer van de debiteur;
het machtigingskenmerk (een uniek nummer, dat kan een debiteurennummer zijn);
datum;
handtekening.

U bent verplicht de papieren- of digitale versie van de originele machtiging tot 14 maanden na de beëindiging ervan te bewaren. Ook is het verplicht om de debiteur ruim van tevoren te informeren wanneer u voor het eerst incasseert, met vermelding van uw incassant ID en het unieke machtigingskenmerk (bijvoorbeeld via brief of e-mail). In de verplichte vooraankondiging van de eerste Euro-incasso die u gaat afschrijven dient u de exacte datum aan te geven en deze 14 dagen voor de afschrijving aan te bieden aan de debiteur.
De lesovereenkomsten met automatisch incasso’s, die u via de FNRS bestelt, zijn hierop reeds aangepast. U kunt uw oude lesovereenkomst blijven gebruiken tot u overstapt op SEPA of uiterlijk op 1 februari 2014.

B) Voor incassomachtigingen met andere bedrijven dient u wel een nieuwe overeenkomst op te stellen die voldoet aan de SEPA voorwaarden en deze te laten ondertekenen.

Acceptgiro
Als u nu gebruik maakt van de accceptgiro zult u moeten bepalen of u over gaat stappen op de IBAN-acceptgiro of alternatieven als FiNBOX, iDEAL of incasso. Als u gebruikt wilt maken van de IBAN-acceptgiro als betaalmiddel, dan zult u uw bedrijfsvoering en administratie ook aan deze nieuwe standaard moeten aanpassen.

FNRS Manegeplan
Via het FNRS Manegeplan is het mogelijk om automatische incasso’s uit te voeren. Deze software is ‘SEPA-proof’.

Informatie incasso
Met een incasso geeft een debiteur (klant) een machtiging aan een crediteur of incassant (meestal een bedrijf) om periodiek of eenmalig een bedrag van zijn of haar rekening af te schrijven, bijvoorbeeld om een maandelijkse factuur te betalen of een donatie te doen. Incasso is een populair betaalproduct bij bedrijven die op afstand diensten aanbieden met een doorlopend karakter, omdat zij zelf het initiatief tot het uitvoeren van de betaling kunnen nemen. Tegelijkertijd behoudt de debiteur in de meeste gevallen het recht om een incasso binnen acht weken terug te draaien. Dit wordt ook wel storneren genoemd. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om eenmalige machtigingen af te geven voor een incasso. Het afgeven van een machtiging moet schriftelijk. Meer informatie voor consument en zakelijke gebruiker vindt u HIER.